一、在引進(jìn)酒店管理系統(tǒng)前，首先要聘請一位電腦部經(jīng)理，最好是電腦專業(yè)畢業(yè)，具有同檔次酒店、同崗位工作經(jīng)驗的男性青年。如果沒有酒店管理經(jīng)驗及運作知識的，最好先送他到使用該管理系統(tǒng)的酒店或同行酒店的電腦部接受短期培訓(xùn)，之后由其負(fù)責(zé)執(zhí)行酒店管理系統(tǒng)引進(jìn)工程。
注：①不同檔次的酒店，對電腦管理系統(tǒng)的需求是不同的，酒店的星級越高，對管理模塊要求就越多、功能就越細(xì)。②在酒店電腦房，經(jīng)理與主管的工作職責(zé)上是有差別的，主要在于前者是整個系統(tǒng)的管理者，而后者則是執(zhí)行者。如果新上一套酒店管理系統(tǒng)，最好挑選經(jīng)驗豐富的管理者（或聘請專業(yè)顧問）。因為在項目實施過程中，一定會遇到：與上級的溝通問題、決策問題、協(xié)調(diào)問題等非技術(shù)性問題。盡量少走彎路，少買教訓(xùn)。③酒店電腦房的數(shù)據(jù)處理、故障診斷、問題排除等工作一般都選擇在晚上、客流量少的時候進(jìn)行，因此，電腦房經(jīng)理經(jīng)常需要夜值，故選擇男性較佳。
二、組織有關(guān)人員市場調(diào)研，前往同檔次的酒店參觀學(xué)習(xí)。另外，不同檔次酒店的管理系統(tǒng)也值得一看。在學(xué)習(xí)的過程中，找到本酒店的定位。借鑒同行的經(jīng)驗，總結(jié)、整理出本酒店的管理系統(tǒng)功能需求書。
三、根據(jù)所制定的需求書，尋找專業(yè)的酒店管理軟件公司。這里要注意的是：酒店將買回的是一套酒店管理思想，而不是一套操作系統(tǒng)。今后，酒店的運作模式、各部門之間的銜接就必須按酒店管理系統(tǒng)的要求執(zhí)行。
不是所有的軟件公司都能編出好的酒店管理系統(tǒng)，它必須通過幾個硬性指標(biāo)的檢驗：
其一，該酒店管理軟件在編制過程中，是否有曾經(jīng)在酒店工作過的、有豐富酒店管理經(jīng)驗的總經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)、銷售總監(jiān)、房務(wù)總監(jiān)參與、審定？如果沒有，其酒店管理思想如何形成？如何達(dá)到酒店宏觀控制、微觀調(diào)節(jié)、系統(tǒng)管理的要求？
其二，該酒店電腦管理系統(tǒng)的用戶數(shù)量有多少？近幾年市場份額占有情況，是否有上升趨勢？如果用戶數(shù)量太少，建議不予考慮。
其三，該公司員工是否具備一定的素質(zhì)和酒店管理知識，能否與酒店員工進(jìn)行良好的交流和合作？
其四，售后服務(wù)及系統(tǒng)維護(hù)情況如何？
四、在做出決定以前，一定要組織人員到該系統(tǒng)用戶處（酒店）了解該系統(tǒng)的運行情況和存在的問題。
五、與軟件公司一起，制訂酒店管理系統(tǒng)的長期規(guī)劃及分期實施的總體方案。在設(shè)備檔次、網(wǎng)絡(luò)設(shè)計及系統(tǒng)平臺的兼容性等方面均要認(rèn)真、仔細(xì)考慮，因為這關(guān)系到系統(tǒng)的擴(kuò)展和完善，可避免設(shè)備浪費和重復(fù)投資。
六、在選擇硬件設(shè)備及系統(tǒng)平臺時，最好先聽取軟件公司的意見，采用市場上比較常見的、易于維護(hù)和升級的系統(tǒng)。從酒店系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性考慮，建議酒店最好采用優(yōu)質(zhì)的原裝電腦和高檔網(wǎng)絡(luò)設(shè)備。因為，酒店管理系統(tǒng)是二十四小時連續(xù)運行的，如果選擇沒有品牌的電腦設(shè)備，很難保證就酒店系統(tǒng)長期、正常、穩(wěn)定運轉(zhuǎn)。
七、為了避免今后出現(xiàn)電腦故障時責(zé)任不清、互相推脫等問題，建議將系統(tǒng)集成、軟件、硬件幾塊都由軟件公司一家完成?，F(xiàn)在，市場上硬件的價格透明度比較高，可由酒店根據(jù)市場情況確定硬件的價格，再由軟件公司統(tǒng)一提供，且完成安裝調(diào)試的工作。
八、在合同當(dāng)中，除了平常所要注意的事項外，還要軟件公司詳細(xì)列出本次所購買的軟件模塊、接口；系統(tǒng)的安裝調(diào)試、培訓(xùn)、使用（切換）計劃；軟件公司所提供的技術(shù)服務(wù)項目及措施；（爭取最長的）免費維護(hù)時間，維護(hù)期過后的維護(hù)費用；酒店今后升級所要的模塊、接口的價格等。
九、合同簽訂后，成立以酒店總經(jīng)理為組長、各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為組員的工作小組，不定期召開專題會議，及時了解工作進(jìn)展情況及存在的問題。
十、建立酒店管理系統(tǒng)培訓(xùn)網(wǎng)。根據(jù)軟件公司制定的培訓(xùn)計劃，在工作小組的領(lǐng)導(dǎo)下，各相關(guān)部門指派專人負(fù)責(zé)酒店系統(tǒng)的培訓(xùn)、管理工作，以保證員工的培訓(xùn)時間和出勤率。總經(jīng)理必須對培訓(xùn)工作給予充分的關(guān)注。
十一、在系統(tǒng)初始化、培訓(xùn)及系統(tǒng)試運行期間，相關(guān)部門員工的工作量會有所增加，對此要有心理準(zhǔn)備，合理安排日常工作。必要時，需加班加點，強(qiáng)化訓(xùn)練。根據(jù)培訓(xùn)情況，組織員工進(jìn)行模擬考試。
十二、確定酒店管理系統(tǒng)運轉(zhuǎn)的實施方案，要注意最好在系統(tǒng)運行的初期（3-5天），手工與軟件系統(tǒng)并行，通過夜審、日審，確保軟件系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性。
十三、電腦房應(yīng)制定一套與酒店管理系統(tǒng)相適應(yīng)的工作流程和管理制度，以加強(qiáng)系統(tǒng)的維護(hù)和優(yōu)化。
最后，需要注意的是：在向軟件公司提出功能修改要求時，一定要慎重，應(yīng)該讓人適應(yīng)軟件系統(tǒng)而不能讓軟件系統(tǒng)適應(yīng)人。因為酒店管理系統(tǒng)在編制過程中，每一個模塊、每一個功能、每一個細(xì)節(jié)都是在酒店專家的指導(dǎo)下反復(fù)推敲、逐步形成的，系統(tǒng)中的每一個模塊、每一個環(huán)節(jié)是相互聯(lián)系、相互制約的。切不可因某一個人的一時沖動，隨意要求軟件公司對某項功能進(jìn)行修改，破壞了系統(tǒng)的整體觀念。如確有必要修改，也應(yīng)先想辦法適應(yīng)酒店系統(tǒng)的管理規(guī)則，然后將問題整理提交給軟件公司，待軟件公司統(tǒng)一修改、調(diào)整、測試過后，再將系統(tǒng)整體做升級處理。
